Тайм-менеджмент за 30 минут - Азарова Ольга Николаевна

Техника использования биологических ритмов

ТЕСТ 6. «Жаворонок или Сова?»

Проверьте

Из этого теста Вы уже поняли, кто Вы – Жаворонок или Сова. Оба типа, равно как и смешанный, считаются совершенно нормальными явлениями реальной жизни. Ориентация биологических ритмов людей заложена при рождении и зависит от работы многих функциональных систем организма, прежде всего ферментной. Поэтому не стоит корить себя, если Вы не в состоянии рано встать и сразу начать продуктивно работать, как Ваш коллега или знакомый. Или наоборот, Вам сложно засиживаться допоздна за работой уже просто по той причине, что Вы в это время дня уже плохо что-то воспринимаете и не можете больше так же эффективно работать, как в утренние часы. Надо подчеркнуть, что смена активных и пассивных фаз дня для обоих типов имеет одинаковый характер. Различие заключается во времени начала первой активной фазы. На графике приведены усредненные графики распределения дневной активности для жаворонков и для сов.

Поскольку Вы уже выяснили из Теста 6, кто Вы по ориентации своих биологических часов, то вопрос сводится к тому, как наиболее эффективно использовать свои биологические особенности.

Упражнение

Вспомните свой обычный рабочий день и ответьте письменно на следующие вопросы:

• Когда Вы начинаете чувствовать усталось в течение обычного рабочего дня?

• Когда Вам просто необходимо сделать небольшую паузу в работе, чтобы снять усталость?

• Когда Вы чувствуете взлеты работоспособности и интеллектуальный подъем?

• В какое время дня Вы чувствуете себя почти неспособным к работе?

• В какое время Вы можете заниматься рутинной механической работой, но не в состоянии сконцентрироваться и принять важное решение?

Постройте следующий график. По оси «Время» отложите Ваши часы работы. По оси «Готовность к работе» отложите в процентном отношении Вашу готовность выполнять поставленные задачи. Возьмите за образец график биологической активности, приведенный выше. Возьмите за 100 % готовность принять важное решение, провести важное совещание, успешно выступить с докладом и пр., т. е. пик Вашей интеллектуальной и деловой активности.

Остальные цифры остаются на Ваше усмотрение, т. е. зависят от Ваших личных качеств, способностей и времени дня. Вы должны построить график зависимости Вашей работоспособности как функции от времени дня.

После того как Вы построили такой график, найдите в Вашем еженедельнике расписание любого рабочего дня. Не забудьте отметить важность, т. е. приоритетность Ваших занятий. Распределите выполнение наиболее важных, приоритетных задач в то время, когда Вы находитесь на пике Вашей интеллектуальной формы. Задачи, требующие минимума интеллектуальных затрат, выполняйте, когда Вы устали, и Ваша работоспособность почти минимальна. В часы, когда Ваша работоспособность достигает 50 % от максимальной (очень хороший показатель), планируйте выполнение задач умеренной умственной активности: письма, договоры, контроль за выполнением заданий, телефонные звонки, встречи с коллегами и клиентами.

Рис. 2. Распределение суточной активности. Жаворонки, Совы

Конференции, совещания, встречи с коллегами, подчиненными, клиентами

Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.

Вы должны подготовить и провести совещание

Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте?

Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания, или провести селекторную или телеконференцию.

Итак, Вы поняли, что ни один из предложенных выше способов общения проблемы не решит и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, «круглый стол».